Wielki powrót do biur. Jak po pandemii powinno wyglądać miejsce pracy?

Pracownicy tęsknią za kontaktem z ludźmi z zespołu, za przypadkowymi spotkaniami i pogawędkami w kuchni. Za tą ludzką stroną pracy w biurze. Z drugiej strony, kiepsko wspominają korki, szukanie miejsca do zaparkowania czy poranne pobudki. Jak podaje Microsoft w „2021 Work Trend Index: Annual Report”, aż 78 proc. pracowników jest za wprowadzeniem hybrydowego modelu pracy. Chcą pracować w domu i w biurze. Microsoft w tym samym raporcie wymienia zalety, jakie pracownicy wskazali w raca zdalnapracy zdalnej:

• brak dojazdów do pracy – brak pośpiechu

• elastyczność pracy

• więcej czasu z bliskimi

• poczucie bezpieczeństwa

• nowe możliwości zawodowe

Dziś już wiadomo, że wielu pracodawców będzie chciało, by ich zespoły wróciły do zasad panujących przed pandemią. Ale organizacje muszą potraktować powrót do biur, jako konieczność wypracowania nowego stylu pracy i nowej wizji funkcjonowania. To Wielki powrót do biur.

Powrót do biura. Wyczuj moment

Moment powrotu do biura trzeba wprowadzać stopniowo i w odpowiednim czasie. Powrót do „starej normalności” w momencie, gdy pracownik ma natłok zadań, nie jest dobrym pomysłem. To jak z powrotem do szkół, powinien być etap adaptacyjny. Czas na rozmowy, odbudowanie relacji i pogaduchy w kuchni. Nadmiar zadań może spowodować, że etap wejścia do biura będzie tylko zmianą lokalizacji, a nie wartością dodaną dla pracownika. Nie bez powodu mówi się, że sukces to mieszanka szczęścia, dobrego momentu i naszej pracy. O te dwa można zadbać przygotowując się do otwarcia biur.

Jak nie wiesz o co chodzi, to chodzi o… komunikację

Rozmowa i komunikacja całego procesu powrotu do biur to silne narzędzie wpływu i zarządzania zmianą. Pierwsza i najważniejsza zasada – BĄDŹ W KONTAKCIE Z PRACOWNIKAMI. W związku z możliwością powrotu pojawia się mnóstwo pytań i niepewności. To właśnie pytania mogą doprowadzić nas do ważnych wniosków i trafionych decyzji. Warto zapytać ludzi o to:

• Jakie są ich preferencje odnośnie formy pracy?

• Czy istnieje coś, co spowoduje że powrót do biura będzie dla nich łatwiejszy?

• Jakie widzą plusy pracy w biurze?

• Za czym najbardziej tęsknili pracując z domu?

• Jakie rodzą się w nich obawy?

Takie badanie wewnętrzne w organizacji pozwoli lepiej przygotować się do tej zmiany. Wiadomo, że decyzja jak będzie wyglądać przyszłość pracy zależy od przyjętej strategii, ale jeśli pracownicy mogą dzielić się swoimi spostrzeżeniami, odczuciami, i rekomendować pewne działania, to zarządzający biorąc pod uwagę te opinie, mogą łatwiej i pewniej przeprowadzić organizację przez tą zmianę.

Największym wrogiem zmian jest strach, też ten przed oporem i wątpliwościami pracowników. Należy się z nim szybko zmierzyć, bo im szybciej zrozumiemy perspektywę swoich pracowników, tym lepiej dostosujemy formę powrotu do pracy.

Czytaj też:
Koronawirus pokazał, na co naprawdę stać firmy. Powrotów „do starego” nie będzie

Organizacja pracy w biurze

Czy pozostaną z nami maseczki? Czy konieczna będzie dezynfekcja rąk – kiedy i w jakich sytuacjach? Ile osób będzie mogło przebywać ze sobą w Sali konferencyjnej? Jak będą zorganizowane spotkania zespołowe? A co z przywitaniem – czy będzie można uścisnąć sobie dłoń czy raczej pozostaje kiwnięcie głową i uśmiech? Na nowo musimy wyznaczyć standardy współpracy i korzystania z biura. Bardzo przydatną rzeczą będą informatory o tym, jak korzystać z przestrzeni biurowej. To od razu rozwieje wiele wątpliwości nie tylko dotyczących przemieszczania się czy higieny, ale też tego co jest dozwolone w kontaktach z innymi.

Relacje w biurze

Wiadomo, że pracownicy najbardziej tęsknią za ludźmi z zespołu, osobami z którymi współpracują. Brakuje codziennych kontaktów „face to face”. Po 1,5 roku siedzenia przed szklanym ekranem może to dla niektórych okazać się nie takie zupełnie oczywiste. Jak tu zagadać do kogoś? W sumie, o co zapytać (poza wątkiem pandemii)? W jakiej odległości stać, by ktoś czuł się bezpiecznie? Będą tacy, którzy łatwo wrócą do budowania relacji i bycia z innymi, ale będą też tacy, którzy wciąż nie czują się bezpiecznie i cenili sobie mniej kontaktów towarzyskich. Czeka nas kolejna lekcja otwartości na różnorodność zachowań i potrzeb. Wyrozumiałość i ciekawość reakcji drugiej strony, bez oceny tylko z próbą znalezienia wspólnej komfortowej formy kontaktów. Celem jest zbudowanie zaufania i otwartości, aby ograniczyć niepotrzebny stres.

Czytaj też:
Firmy znów szukają pracowników. Liczba ofert większa, niż przed pandemią

Należy pamiętać, że osobiste kontakty znacznie ułatwiają budowanie relacji, pogłębianie więzi miedzy współpracownikami jak też z organizacją, oraz korzystnie wpływają na zaangażowanie pracowników. To ważne aspekty pracy, ale też zdrowia psychicznego pracowników. Biuro niech stanie się przestrzenią łączenia ludzi, integrowania, uczenia się od siebie.

Zespoły coraz intensywniej zgłaszają swoje potrzeby wyjść integracyjnych, przestrzeni wspólnej do wzmocnienia więzi i współpracy.

Reorganizacja przestrzeni biurowej

Najczęściej zgłaszanymi powodami powrotu do biura było albo zaplecze techniczne, albo brak kontaktu z innymi i kreatywnej pracy zespołowej. Do biura chcemy przyjść współpracować, a nie popracować. To ogromna zmiana. Dostrzegliśmy w pandemii jeszcze mocniej, że jesteśmy od siebie zależni i że współpraca z innymi daje nam więcej niż praca w pojedynkę. Organizacje już teraz częściowo rezygnują z przestrzeni biurowych bo wiedzą, że nie potrzebują jej aż tyle. To jeden trend ze względu na wizję pracy zdalnej. Drugi to reorganizacja przestrzeni biurowej. Na pomieszczenia i sale do współpracy, do miejsca gdzie można wymieniać się pomysłami oraz uczyć od siebie wzajemnie.

Czytaj też:
Czas powrotów do biur? Najbliższe miesiące mogą być okresem pracy hybrydowej

Hybryda

Taki model pracy jest najbardziej preferowany przez pracowników, i o takim modelu myśli wiele organizacji. Zrodzi on dodatkowe wyzwania, szczególnie dla liderów zespołów. Jak zorganizować efektywne spotkania, kiedy część zespołu jest w salce spotkań, a część włącza się zdalnie? Jak motywować zespół i integrować, kiedy nie jest razem? Jak zadbać o przepływ informacji o projektach, o zmianach, o ważnych ustaleniach, które mają wpływ na wszystkich członków zespołu?

Jak doceniać, żeby nie preferować tylko tych „obecnych”/w biurze. Przed liderami stoi wiele wyzwań, dlatego warto doskonalić ich kompetencje zarządzania zespołem hybrydowym poprzez między innymi szkolenia.

Człowiek to istota społeczna. Potrzebujemy kontaktu z innymi, by dobrze funkcjonować, pandemia pokazała jak wiele kryzysów może zrobić brak kontaktu i lęk o własne zdrowie. Uwrażliwiła nas też na odmienne reakcje i podejście do różnych obszarów. Wzmocniła znaczenie współpracy i współzależności. Zobaczyliśmy, że razem można zdziałać więcej. To na pewno jest silnym argumentem do tego, by zredefiniować miejsce pracy, połączyć dom, przestrzeń publiczną i biuro tworząc jeden wielki „ekosystem”.