Zarządzanie czasem odgrywa niezwykle ważną rolę w biznesie. Ale ta umiejętność przydać się może każdemu, niezależnie od tego, czym w danej chwili się zajmuje. Nie musisz prowadzić własnej firmy, by skorzystać na dobrej organizacji dnia. Sprawdź, co zrobić, by oszukać zegar i nieco „wydłużyć” dobę.
Pomodoro, czyli włoski sposób na zarządzanie czasem
Najpierw stwórz listę zadań, które musisz wykonać danego dnia. Wypisz poszczególne obowiązki w kolejności od najpilniejszych do najmniej ważnych. Następnie ustaw stoper na dwadzieścia pięć minut. To czas koncentracji na celu. Przeznacz go wyłącznie na załatwienie jednej z zaplanowanych wcześniej spraw. Nie pozwól, by coś innego rozproszyło Twoją uwagę. Gdy usłyszysz sygnał stopera, przerwij aktywność i ponownie nastaw czasomierz. Tym razem na 5 minut. Tyle potrwa przerwa. Wykorzystaj ją na relaks i nie myśl o tym, co trzeba jeszcze zrealizować. Gdy minie, ponownie zaprogramuj stoper na sesję koncentracji, a potem zarezerwuj dla siebie kolejne pięć minut przerwy. Po dwóch godzinach pracy w takim „trybie”, zrób sobie dłuższy odpoczynek (około 30 minut).
Co tak naprawdę daje technika pomodoro? Przede wszystkim pozwala lepiej skupić się na wykonywanej w danym momencie czynności. Odmierzanie czasu stwarza poczucie pilności. Jednocześnie zwiększa motywację do działania i robienia jak największych postępów w realizacji zadania.Natomiast wymuszone przerwy zmniejszają ryzyko przepracowania i „wypalenia”. W rezultacie osiągamy zamierzone cele szybciej i stajemy się bardziej efektywni.
Metoda potrójnych ósemek lub czterech kwart, by zarządzić czasem
Metoda potrójnych ósemek to nic innego jak podział doby na 3 części. Każda z nich liczy po osiem godzin. Pierwszą należy przeznaczyć na pracę, drugą na odpoczynek, a trzecią na sen. Nie należy bagatelizować zwłaszcza ostatniej z wymienionych aktywności.Jej lekceważenie sprawia, że nasza produktywność w ciągu dnia wyraźnie spada. Nie potrafimy skoncentrować się na wykonywanych czynnościach. W rezultacie realizacja nawet prostych zadań zajmuje nam zdecydowanie więcej czasu, a doba staje się za krótka.
Swoistą odmianą przywołanej wyżej techniki jest metoda zarządzania czasem zaproponowana przez psychologa Stephena R. Covey’a w książce „7 nawyków skutecznego działania”. Badacz zaleca, by podzielić dobę na cztery kwarty. W pierwszej (wczesny poranek) powinny znaleźć się wszystkie czynności, których wykonanie pochłania dużo energii twórczej i uwagi, w drugiej (południe) zaś zadania wymagające aktywności fizycznej. Trzecią część dnia warto przeznaczyć na załatwienie ważnych spraw organizacyjnych (odpowiadanie na maile i telefony, umawianie spotkań). Ostatnia kwarta (wieczór) to czas odpoczynku i relaksu.
Reguła dwóch minut, czyli sztuka zarządzania „drobnostkami”
Wydrukować dokument, odpisać na SMS, sprawdzić pocztę… W ciągu dnia mamy do zrobienia mnóstwo błahych czynności. Ich wykonanie zajmuje zwykle nie więcej niż dwie minuty. Zamiast odkładać je na później, zajmij się nimi natychmiast. Nie planuj, nie szukaj miejsca w harmonogramie. Po prostu działaj. Dlaczego? Na to pytanie odpowiada na swoim blogu psycholog Mirosław Brejwo:
Dlatego, że planowanie działania, wpisywanie go do kalendarza itp., zajęłoby pewnie więcej czasu, a zwykłe pamiętanie, że trzeba to zrobić, obniżyłoby twoją koncentrację na ważniejszych rzeczach.
Czy metody zarządzania czasem są skuteczne?
Zarządzanie czasem – jak wynika z przeprowadzonych badań – zwiększa wydajność pracy i niweluje stres. Jednocześnie zmniejsza częstotliwość zachowań unikających związanych z prokrastynacją (odkładaniem realizacji obowiązków na później, ciągłym zwlekaniem z wykonywaniem powierzonych zadań). W rezultacie wpływa pozytywnie na tak zwany dobrostan psychiczny. Poprawia też ogólne samopoczucie. Trudno wskazać natomiast, która technika zarządzania czasem jest najskuteczniejsza. To kwestia wielce indywidualna. W tym przypadku wiele zależy również od częstotliwości działań zmierzających do lepszej organizacji dnia.
Czytaj też:
Nadmiar kortyzolu jest groźny dla organizmu. Sprawdź, dlaczego nie wolno go ignorowaćCzytaj też:
Zwykły „misiaczek” może mieć moc terapeutyczną. Co dzieje się z ludźmi, którzy się przytulają?
Źródła:
- K Grunt-Mejer, Skuteczność treningów zarządzania czasem – przegląd badań, 2012
- Stephen R. Covey, 7 nawyków skutecznego działania, Dom Wydawniczy Rebis, 2006
- themuse.com
- brejwo.pl